Analiza odchyleń (plan–wykonanie) w Excelu: decyzje w 7 dni

Analiza odchyleń (plan–wykonanie) bez bólu: jak zamienić Excela w decyzje w 7 dni

Analiza odchyleń w Excelu (plan–wykonanie) pozwala w 7 dni zamienić raport w decyzje: wiesz, co odjechało, dlaczego i kto ma zrobić jaką akcję.

Jeśli pracujesz w finansach albo sterujesz produkcją/logistyką, znasz ten scenariusz: koniec miesiąca, Excel pęka w szwach, zarząd pyta: „czemu koszt X urósł?”, a Ty szukasz odpowiedzi w 15 zakładkach. W tym artykule pokażę Ci, jak w 7 dni ustawić prosty system analizy odchyleń (plan–wykonanie), który zamienia dane w decyzje — i od razu wskazuje, gdzie potrzebna jest reakcja (R/A/G).

Dzień 5: uzupełnij dane za ostatni miesiąc (plan–wykonanie)

• Wpisz Plan (z budżetu / założeń).
• Wpisz Wykonanie (ERP / produkcja / księgowość).
• Policz odchylenie kwotowe i odchylenie % (najlepiej formułami w Excelu).
• Ustaw status R/A/G jako formatowanie warunkowe:
  • Zielony (G): do ±5%
  • Bursztynowy (A): 5–10%
  • Czerwony (R): >10%

Wskazówka: dla pozycji o niskiej bazie (Plan bliski zera) używaj progów kwotowych (PLN), nie procentowych.

Dni 6–7: spotkanie z zespołem (30 minut) – przegląd odchyleń i decyzje

Przykładowa agenda (30 min):

1. Przejdź przez wszystkie pozycje w Czerwonym (R) oraz te o największym wpływie kwotowym.
2. Dla każdej pozycji: potwierdź dane (czy Plan i Wykonanie są porównywalne) i zapytaj właściciela: „co jest przyczyną?” (1 zdanie, bez dygresji).
3. Ustal akcję naprawczą: co robimy, kto jest właścicielem i do kiedy (termin).
4. Wpisz do arkusza: Przyczyna + Akcja + Właściciel + Termin + aktualny Status R/A/G.
5. Ustal kontrolę: 10-min check-in za 7–14 dni (sprawdzenie postępu dla R/A).

Zasada: spotkanie kończy się listą decyzji. Jeśli zostaje „do ustalenia” – to sygnał, że brakuje właściciela lub danych.

Ważne: nie szukaj winnych — szukaj przyczyn. Analiza odchyleń (plan–wykonanie) ma prowadzić do decyzji: co zmieniamy, kto to robi i do kiedy. Jeśli koszt materiału rośnie, to często sygnał: dostawca, specyfikacja, normy zużycia albo miks produktowy — nie „wina ludzi”.

Scenariusz: firma produkcyjna (ok. 65 osób) – wdrożenie w 7 dni

Sytuacja wyjściowa:
Excel na 20 zakładkach, różne formaty w każdym miesiącu. Odchylenia wykrywane po kwartale (za późno na szybką reakcję). Brak jasnej odpowiedzialności – każdy mówi „to nie mój problem”.

Działania (7 dni):

1. Wybrano 5 KPI, które najszybciej wpływają na wynik i gotówkę (np. koszt materiału / szt., wydajność linii, % braków, marża / koszt wytworzenia, zapasy – DIO).
2. Ustalono progi i status R/A/G (żeby zespół wiedział, kiedy reagować).
3. Zbudowano prosty arkusz „plan–wykonanie” (1 arkusz, 5 KPI + kolumny: Plan, Wykonanie, Odchylenie, Status, Przyczyna, Akcja, Właściciel, Termin).
4. Wypełniono dane za ostatni miesiąc i oznaczono pozycje w Czerwonym (R).
5. Zrobiono 30-min spotkanie: dla każdej pozycji R zapisano przyczynę (1 zdanie) oraz akcję (co/kto/do kiedy).
6. Ustalono kontrolę: 10-min check-in po 7–14 dniach dla pozycji R/A.

Przykładowe obserwacje (R):

• Koszt płyty +12% (R) – nowy dostawca / zmiana specyfikacji / gorszy uzysk.
• % braków +80% (R) – nowy operator, brak standardu pracy, problem jakościowy na wejściu.

Decyzje (akcje):

• Zakupy: analiza 2 dostawców + test jakości + renegocjacja do piątku.
• Produkcja/Jakość: szybkie 5 WHY + instrukcja pracy + szkolenie operatora do końca tygodnia.

Efekt (praktyczny):

• Czas reakcji na odchylenia: z ~90 dni (po kwartale) do 7 dni (po zamknięciu miesiąca), a docelowo do 30–60 min w przeglądzie KPI.
• Mniej „gaszenia pożarów”, więcej decyzji na danych – i szybsza ochrona marży oraz gotówki.

Wniosek: nie potrzebujesz od razu drogiego BI ani nowego ERP. Na start wystarczy prosty Excel, 5 KPI i dyscyplina w cyklicznym przeglądzie plan–wykonanie.

Ten prosty rytm sprawia, że analiza odchyleń w Excelu przestaje być raportem ‘dla raportu’ i zaczyna działać jako narzędzie decyzyjne.

Najczęstsze błędy w analizie odchyleń (plan–wykonanie) – i jak ich uniknąć

✗ „Mierzymy 20 KPI, bo wszystko jest ważne”
→ Efekt: nikt tego nie czyta, a raport ląduje w szufladzie. Zacznij od 5 KPI. Gdy proces działa, dodaj kolejne 2–3.

✗ „Plan to tylko szacunek, nie ma sensu go pilnować”
→ Jeśli plan jest zbyt luźny (np. ±30%), trudno reagować. Ale gdy plan jest realistyczny (np. ±10%), odchylenie jest sygnałem do działania. Problem bywa w samym planie (założenia), nie w „variance”.

✗ „Robimy analizę odchyleń raz na kwartał”
→ Za późno. W 3 miesiące można „przepalić” marżę i gotówkę. Rób przegląd co miesiąc (maks. 7 dni po zamknięciu), a docelowo 30–60 minut w stałym rytmie.

✗ „Odchylenia to sprawa finansów – niech oni to naprawią”
→ Finanse liczą i pokazują sygnał. Działania wykonuje operacja (produkcja, zakupy, logistyka). Dlatego każde KPI musi mieć właściciela (osobę, nie „dział”).

✗ „Nie mamy czasu na 30-min spotkanie co miesiąc”
→ Jeśli nie masz 30 minut na przegląd odchyleń, będziesz mieć tygodnie gaszenia pożarów. To nie jest dodatkowy rytuał – to mechanizm zarządzania.