Rada gotówkowa w 60 minut tygodniowo: agenda, role i 10 pytań, które chronią płynność (bez Excela-wydmuszki)

Masz sprzedaż. Faktury „w teorii” będą zapłacone. A mimo to co tydzień wraca to samo pytanie: czy starczy na wypłaty, podatki i kluczowe płatności?

To zwykle nie jest problem „braku zysku”. To problem braku rytmu decyzji i kontroli nad tym, co wydarzy się w gotówce w najbliższych 2–6 tygodniach.

Wiele firm próbuje to rozwiązać tabelką: „zrobimy prognozę”. I dobrze. Tylko że prognoza bez cotygodniowej egzekucji szybko zamienia się w dokument do uspokajania sumienia.

Rada gotówkowa to antidotum: 60 minut tygodniowo w stałym składzie, z jasną agendą, decyzjami i listą działań.

Co to jest rada gotówkowa (i czym nie jest)

Rada gotówkowa to krótkie, cykliczne spotkanie zarządcze, którego celem jest:

• potwierdzić stan płynności na horyzoncie 7/14 dni (a docelowo 30),
• podjąć decyzje „tu i teraz”,
• przypisać działania z właścicielem i terminem.

To nie jest:

• spotkanie „jak było w zeszłym miesiącu” (historia jest ważna, ale nie ratuje tygodnia),
• przegląd księgowości,
• debata bez decyzji.

Efekt końcowy ma być prosty: po 60 minutach wszyscy wiedzą, co robimy w tym tygodniu, żeby gotówka się zgadzała.

Dlaczego to działa nawet w małej firmie

W MŚP problem płynności rzadko jest „matematyczny”. To zwykle mieszanka:

• opóźnień w spływie należności,
• płatności „bo trzeba” bez priorytetów,
• zapasów, które zjadają gotówkę,
• braku jasnych progów eskalacji.

Rada gotówkowa zamienia chaos w system: jeden rytm, jeden zestaw priorytetów i jedno miejsce na decyzje.

Agenda 60 minut (do skopiowania)

Poniżej agenda, która działa w firmach produkcyjnych, handlowych i usługowych — bez względu na system księgowy.

0–5 min: start i reguły

• Cel spotkania: decyzje i działania na 7 dni.
• Zakaz: dygresje, tłumaczenia „dlaczego się nie da”, wycieczki personalne.

5–15 min: „prawda o gotówce” na dziś

• Stan środków pieniężnych (banki + kasa).
• Płatności krytyczne w 7 dni (podatki, pensje, kluczowi dostawcy).
• Status R/A/G (Czerwony/Pomarańczowy/Zielony) dla najbliższych 14 dni.

15–30 min: spływ należności (co realnie wejdzie)

• Top 10 faktur do odzyskania w 7 dni (kwota + właściciel kontaktu).
• Klienci ryzykowni (opóźnienia, spory, „znikający decydent”).
• Decyzje: kto dzwoni, co proponujemy, co blokujemy.

30–40 min: zobowiązania (co musi wyjść i w jakiej kolejności)

• Lista płatności na 7/14 dni: podział na A/B/C (priorytety).
• Decyzje: co płacimy dziś, co przesuwamy, co negocjujemy, co wstrzymujemy.

40–50 min: zapasy i operacje (co zjada gotówkę)

• Co kupujemy w tym tygodniu i dlaczego.
• Co zalega i ile dni leży.
• Decyzje: stop zakupów, wyprzedaż, zmiana partii, renegocjacje.

50–60 min: decyzje, lista działań, zamknięcie

• 5–10 działań maksimum (mniej = lepiej).
• Każde działanie ma: właściciela, termin, spodziewany efekt w gotówce.
• Podsumowanie: status R/A/G na 7 i 14 dni.

Role i odpowiedzialności (żeby nie było „wszyscy = nikt”)

Dla MŚP wystarczą 3–5 ról. Najważniejsze: kto ma prawo decydować.

Sponsor (zwykle właściciel / CEO)

• zatwierdza priorytety,
• rozstrzyga spory „sprzedaż vs finanse”,
• ustala zasady: co jest płatnością A/B/C.

Prowadzący (często dyrektor finansowy / controlling)

• pilnuje agendy i czasu,
• przygotowuje listy: należności, zobowiązania, zapasy,
• zapisuje decyzje i egzekwuje działania.

Sprzedaż / obsługa klienta

• odpowiada za spływ należności (kontakt, uzgodnienia, spory),
• ma listę rozmów i status.

Operacje / produkcja / logistyka

• odpowiada za zapasy i zakupy,
• ocenia ryzyka operacyjne decyzji (co można wstrzymać bez „zatrzymania firmy”).

Księgowość (opcjonalnie)

• potwierdza rozliczenia, dokumenty, spory formalne,
• nie prowadzi spotkania — dostarcza dane.

10 pytań, które robią robotę (zamiast „pogadanki”)

Te pytania są celowo proste. Mają wymuszać decyzje.

A. Płynność (2 pytania)

1. Jaki jest status R/A/G na 14 dni i dlaczego? (jedno zdanie)
2. Jaka jest jedna decyzja, która poprawi gotówkę w 7 dni?

B. Należności (3 pytania)

3. Które 3 faktury dadzą największy efekt w 7 dni i kto dzwoni?
4. Który klient ma spór/ryzyko i jaki jest plan rozwiązania w 48 godzin?
5. Co robimy z klientem, który obiecuje „jutro” od 3 tygodni? (blokada, aneks, przedpłata, wstrzymanie dostaw)

C. Zobowiązania (2 pytania)

6. Jakie płatności są A/B/C na 7 dni i kto to zatwierdził?
7. Którego dostawcę musimy uprzedzić dziś, żeby nie wybuchło za tydzień?

D. Zapasy i operacje (2 pytania)

8. Co kupujemy w tym tygodniu i jaki to ma wpływ na gotówkę?
9. Co leży najdłużej i jaki jest plan zamiany zapasu na gotówkę? (sprzedaż, zwrot, przerób, utylizacja)

E. Dyscyplina (1 pytanie)

10. Które 2 działania z poprzedniej rady nie zostały dowiezione i dlaczego? (bez usprawiedliwień: fakty + korekta planu)

Trzy czerwone flagi (R), które wymagają reakcji w 48 godzin

Jeśli pojawia się któreś z poniższych — rada gotówkowa ma sens natychmiast, nawet jeśli „nie ma czasu”.

• „Saldo jeszcze jest, ale za tydzień nie wiem” — brak przewidywalności = decyzje na ślepo.
• Rosną opóźnienia w spływie należności, a nikt nie ma listy rozmów — gotówka ucieka, bo nikt jej nie „ściąga” konsekwentnie.
• Zapasy rosną szybciej niż sprzedaż — gotówka jest zamieniana na magazyn, często bez planu wyjścia.

Jak wdrożyć radę gotówkową w 7 dni (bez rewolucji)

• Dzień 1: ustalasz skład (max 5 osób) i stały termin.
• Dzień 2: tworzysz 3 listy: należności 14 dni, zobowiązania 14 dni, zapasy „najstarsze”.
• Dzień 3: ustalasz progi A/B/C dla płatności.
• Dzień 4: robisz pierwszą radę (nawet jeśli dane są „na brudno”).
• Dzień 5: spisujesz decyzje i działania (max 10).
• Dzień 6: ustalasz zasady eskalacji (kiedy temat idzie do właściciela/CEO).
• Dzień 7: robisz krótkie podsumowanie: co działa, co poprawić w formacie.

Największy błąd: czekać na „idealne dane”. Lepiej zacząć z wersją roboczą i doskonalić co tydzień.

Karta Rady Gotówkowej + lista działań R/A/G — do skopiowania

Poniżej masz gotowy format. W praktyce wystarczy go wypełniać co tydzień.

Karta Rady Gotówkowej (A4 — skrót)

• Status 7 dni: R / A / G
• Status 14 dni: R / A / G
• 3 płatności krytyczne: (kwota / termin)
• Top 5 wpływów: (kwota / klient / właściciel / ryzyko)
• Płatności A/B/C: (co płacimy, co negocjujemy, co przesuwamy)
• Zapasy: (co kupujemy, co zalega, decyzja)
• 3 decyzje dziś: (bez nich płynność się nie spina)

Lista działań R/A/G (szablon)

Wskazówka: max 10 działań. Każde ma właściciela, termin i efekt w gotówce. Status: R (Czerwony) / A (Pomarańczowy) / G (Zielony).

Najczęstsze obiekcje (i odpowiedź w 1 zdaniu)

• „Nie mamy czasu.” Jeśli nie masz 60 minut na decyzje o gotówce, zapłacisz za to godzinami gaszenia pożarów.
• „To się nie da u nas, bo sezonowość / produkcja / duzi klienci.” Właśnie dlatego potrzebujesz rytmu; sezonowość bez rytmu to loteria.
• „Mamy księgowość.” Księgowość mówi, co było — rada gotówkowa mówi, co robisz w tym tygodniu.

Podsumowanie

Rada gotówkowa nie jest „kolejnym spotkaniem”. To system dowodzenia gotówką:

• 60 minut tygodniowo,
• stała agenda,
• jasne role,
• decyzje + działania,
• status R/A/G na 7 i 14 dni.

Jeśli wdrożysz to konsekwentnie przez 4 tygodnie, zobaczysz dwie rzeczy: mniej decyzji „na czuja” i więcej kontroli nad tym, co dzieje się w gotówce.