13-tygodniowa prognoza płynności: jak wdrożyć ją w 7 dni i przestać zarządzać saldem konta

Jeśli decyzje w firmie podejmujesz „po tym, co widać dziś na rachunku”, to zwykle reagujesz za późno.

13-tygodniowa prognoza płynności porządkuje zarządzanie gotówką.

Zamiast zgadywać, wiesz z wyprzedzeniem, kiedy pojawi się napięcie, jak duże będzie i co konkretnie zrobić, żeby je rozładować.

Chcesz porównać podejście zarządcze do przepływów pieniężnych z podejściem sprawozdawczym?

Pomocnym punktem odniesienia jest opis rachunku przepływów pieniężnych:

rachunek przepływów pieniężnych.

W skrócie: 13 tygodni to praktyczny horyzont dla właściciela i zarządu.

Wystarczająco długi, żeby podjąć działania (a nie tylko gasić pożary).

Jednocześnie na tyle krótki, żeby prognoza była „żywa” i aktualna.

Największa wartość nie jest w samym arkuszu.

Jest w rytmie: raz w tygodniu aktualizacja + krótka narada decyzyjna.

13-tygodniowa prognoza płynności — na czym polega

To prosty, tygodniowy plan wpływów i wypływów gotówki na kolejne 13 tygodni.

Nie ma tu magii ani „wróżenia”.

Jest dyscyplina: wpisujesz realne zdarzenia do tygodni, liczysz saldo i zaznaczasz tygodnie ryzyka.

Przykład ryzyka: spadek poniżej ustalonego bufora bezpieczeństwa.

Dla kogo to działa najlepiej?

Największy efekt zobaczysz, jeśli masz przynajmniej jeden z tych warunków:

• sezonowość albo duże „piki” kosztowe,
• sprzedaż z odroczonym terminem płatności,
• zapasy, które potrafią „zjeść” gotówkę,
• inwestycje lub szybki wzrost,
• stres decyzyjny: „czy wystarczy na wypłaty, podatki i dostawców?”.

Jakie dane są potrzebne (naprawdę)?

Nie potrzebujesz idealnego systemu ani wdrożenia na kwartał.

Potrzebujesz minimum, które pozwala sterować:

• saldo środków pieniężnych na dziś (realne, bez „pobożnych życzeń”),
• planowane wpływy od klientów (z podziałem na tygodnie),
• planowane wypływy: wynagrodzenia, podatki i składki, dostawcy, raty/leasingi, media, inne stałe koszty,
• zdarzenia jednorazowe: premie, serwisy, duże zakupy, inwestycje.

Jeśli chcesz podnieść jakość prognozy, dołóż:

• przeterminowane należności i plan ich odzyskania,
• harmonogram płatności do kluczowych dostawców,
• plan zakupów i poziom zapasów,
• plan sprzedaży i warunki płatności (zaliczki, płatności częściowe, terminy).

13-tygodniowa prognoza płynności — plan wdrożenia w 7 dni

Dzień 1 – ustaw zasady gry

Ustal, jak liczysz tydzień (np. poniedziałek–niedziela).

Zdefiniuj, co jest „gotówką” (środki na rachunkach i w kasie).

Ustal prosty zestaw kategorii wpływów i wypływów (maks. 12–18), żeby dało się to aktualizować co tydzień.

Dzień 2 – uporządkuj wpływy

Podziel wpływy na dwie grupy: potwierdzone (realne) i prawdopodobne (warunkowe).

Przypisuj je do tygodni, a nie do dni.

Zasada na start: lepiej zaniżyć wpływy i się pozytywnie zaskoczyć, niż zawyżyć i wpaść w kłopoty.

Dzień 3 – uporządkuj wypływy i „twarde terminy”

Wynagrodzenia, podatki i składki, raty, leasingi – wpisz jako pozycje obowiązkowe.

Dostawców ułóż w harmonogram, biorąc pod uwagę priorytety i ryzyka.

Dodaj wydatki jednorazowe (te, które zwykle „wyskakują” bez ostrzeżenia).

Dzień 4 – policz saldo i bufor bezpieczeństwa

Policz saldo tygodnia: saldo start + wpływy – wypływy.

Ustal bufor bezpieczeństwa (minimalny poziom środków, poniżej którego nie chcesz schodzić).

Zaznacz tygodnie, w których schodzisz poniżej bufora.

Dzień 5 – dodaj prostą logikę wariantów

Nie komplikuj. Wystarczy zasada przesunięć wpływów:

• wariant ostrożny: część wpływów „spada” na kolejny tydzień,
• wariant realistyczny: wpływy według planu,
• wariant optymistyczny: część wpływów przychodzi szybciej.

To pozwala szybciej ocenić ryzyko i priorytety działań.

Dzień 6 – ustal rytm pracy i odpowiedzialności

Jeden właściciel prognozy (kto aktualizuje).

Jedna krótka narada decyzyjna (stała agenda).

Jedna zasada aktualizacji: co tydzień, tego samego dnia, o tej samej porze.

Dzień 7 – pierwsza narada i lista działań

Prognoza ma prowadzić do decyzji.

Wybierz 3–5 działań o największym wpływie na płynność.

Przypisz odpowiedzialnych i terminy.

Dopiero wtedy system zaczyna działać.

13-tygodniowa prognoza płynności — typowe błędy i proste zasady

• Wpisywanie „życzeń” zamiast realnych wpływów. To, że klient zwykle płaci, nie znaczy, że zapłaci w tym tygodniu.
• Zbyt duża szczegółowość na starcie. Jeśli zaczniesz od setek pozycji, przestaniesz aktualizować. Lepiej mniej, ale co tydzień.
• Mieszanie prognozy z księgowością. Księgowość opisuje przeszłość. Prognoza ma pokazywać przyszłość i wspierać decyzje.
• Brak decyzji po aktualizacji. Sam arkusz nie poprawi płynności. Poprawia ją konsekwentne działanie po danych.

Jak połączyć prognozę z trzema kluczowymi wskaźnikami rotacji

Jeśli chcesz lepiej rozumieć, gdzie „utknęła gotówka”, omawiaj prognozę razem z trzema wskaźnikami:

• Średni okres spływu należności (ile dni średnio czekasz na pieniądze od klientów)
• Średni okres regulowania zobowiązań (ile dni średnio czekasz z płatnością do dostawców)
• Średni okres rotacji zapasów (ile dni średnio towar/materiał leży w zapasie)

Te wskaźniki mówią, jak działa Twój model biznesowy i gdzie zamrażasz gotówkę.

Prognoza 13-tygodniowa mówi, kiedy i jak mocno to uderzy w rachunek oraz jakie decyzje trzeba podjąć.

Prosta agenda tygodniowej narady o gotówce (60 minut)

• 0–10 min: co się zmieniło od zeszłego tygodnia (odchylenia wpływów i wypływów, nowe ryzyka)
• 10–30 min: tygodnie ryzyka i działania (co przesuwamy, co przyspieszamy, co renegocjujemy)
• 30–50 min: plan na najbliższe 2 tygodnie (najważniejsze wpływy i płatności)
• 50–60 min: lista zadań, odpowiedzialni, terminy (maks. 3–5 działań)

Jak zacząć już dziś, nawet jeśli dane nie są idealne

Jeżeli dziś masz „pół danych”, nie czekaj na perfekcję.

Zrób to tak:

• ustaw kategorie i zasady,
• wpisz twarde wypływy,
• wpływy wpisz ostrożnie (lepiej zaniżyć niż zawyżyć),
• uruchom rytm tygodniowy.

Po 2–3 tygodniach aktualizacji prognoza zacznie „uczyć się” Twojej firmy.

Zobaczysz powtarzalne opóźnienia, typowe przesunięcia i realne punkty ryzyka.

Dopiero wtedy warto zwiększać szczegółowość.

Jeśli chcesz uzupełnić temat o praktyczne pułapki, zobacz też:

5 błędów w zarządzaniu płynnością finansową MŚP.

Jeśli płynność może ucierpieć przez zmiany formalne i terminy po stronie dokumentów, pomocna będzie też:

checklista wdrożenia KSeF bez utraty płynności.

Podsumowanie

13-tygodniowa prognoza płynności to prosty system dowodzenia gotówką: przewidywanie, decyzje i stały rytm tygodniowy.

Jeśli wdrożysz ją w 7 dni i będziesz aktualizować raz w tygodniu, przestajesz zarządzać saldem konta, a zaczynasz zarządzać przyszłością.