Ile firma musi sprzedać w tym miesiącu, zanim naprawdę zacznie zarabiać?

Firma zrobiła 700 tys. zł sprzedaży. Właściciel patrzy na wynik handlowców i mówi: „Nie jest źle”.

Tylko czy rzeczywiście nie jest źle?

Przy 700 tys. zł sprzedaży jedna firma może już dobrze zarabiać, druga dopiero wychodzić na zero, a trzecia nadal dokładać do działalności. Sama wartość sprzedaży nie daje odpowiedzi, dopóki nie wiemy, ile z tej sprzedaży zostaje po kosztach związanych bezpośrednio z produktem, usługą albo zleceniem oraz ile miesięcznie kosztuje utrzymanie całej firmy.

Kiedy rozmawiam z właścicielami, często okazuje się, że dobrze znają miesięczny obrót, orientują się w kosztach wynagrodzeń i potrafią powiedzieć, ile firma ma na rachunku. Znacznie rzadziej pada konkretna odpowiedź na pytanie: ile musimy sprzedać w tym miesiącu, żeby w ogóle wyjść na zero?

Ta liczba to próg rentowności. Można ją nazywać bardziej fachowo, ale dla właściciela najważniejsze jest coś prostszego: gdzie leży punkt zero firmy i ile sprzedaży trzeba zrobić, zanim zacznie powstawać zysk.

Co naprawdę pokazuje próg rentowności

Załóżmy, że dwie firmy mają po 1 mln zł miesięcznej sprzedaży. Na pierwszy rzut oka wynik handlowy wygląda identycznie, ale pod spodem mogą kryć się dwa zupełnie różne biznesy.

W pierwszej firmie po odjęciu kosztów bezpośrednich zostaje 35% sprzedaży. Chodzi o koszty, które powstają dlatego, że firma sprzedaje konkretny produkt, usługę albo zlecenie, na przykład koszt towaru, materiałów, paliwa czy podwykonawcy. Z miliona złotych sprzedaży zostaje więc 350 tys. zł na pokrycie kosztów stałych. Jeśli te wynoszą 200 tys. zł, firma zarabia około 150 tys. zł.

Druga firma również sprzedaje za milion, ale po kosztach bezpośrednich zostaje jej tylko 18%, czyli 180 tys. zł. Jeżeli jej koszty stałe wynoszą 220 tys. zł, to przy dokładnie takim samym obrocie jest 40 tys. zł pod kreską.

Dlatego nie przepadam za rozmowami, które kończą się stwierdzeniem: „Musimy zrobić większą sprzedaż”. Najpierw chcę wiedzieć, jaka sprzedaż rośnie i ile na niej zostaje. Obrót może wyglądać bardzo dobrze, a wynik wcale nie musi za nim podążać.

Próg rentowności daje punkt odniesienia. Jeżeli firma wie, że musi zrobić 600 tys. zł sprzedaży miesięcznie, żeby pokryć wszystkie koszty, to 700 tys. zaczyna coś znaczyć. Bez tej informacji 700 tys. jest tylko liczbą.

Jak policzyć punkt zero firmy

Do prostego wyliczenia potrzebne są dwie wartości: miesięczne koszty stałe oraz marża pokrycia, czyli ta część sprzedaży, która zostaje po odjęciu kosztów bezpośrednio związanych z jej realizacją.

Załóżmy, że firma ma 180 tys. zł kosztów stałych miesięcznie, a marża pokrycia wynosi 30%. Punkt zero liczymy w prosty sposób:

180 000 zł / 30% = 600 000 zł sprzedaży.

Przy 600 tys. zł sprzedaży firma generuje 180 tys. zł marży pokrycia. To wystarcza dokładnie na koszty stałe. Wynik wynosi zero.

Przy sprzedaży 500 tys. zł marża pokrycia wyniesie około 150 tys. zł. Do kosztów stałych zabraknie 30 tys. zł.

Przy sprzedaży 800 tys. zł zostanie około 240 tys. zł marży. Po pokryciu 180 tys. zł kosztów stałych firma ma około 60 tys. zł wyniku.

Nie trzeba do tego skomplikowanego modelu. Problemem zwykle nie jest matematyka, tylko jakość danych. Jeżeli firma nie wie, jaka marża rzeczywiście zostaje na poszczególnych produktach, klientach albo zleceniach, może policzyć próg rentowności bardzo dokładnie i nadal otrzymać błędną odpowiedź.

Co się dzieje, gdy spada marża

Załóżmy, że koszty stałe nadal wynoszą 180 tys. zł, ale marża pokrycia spada z 30 do 25%. Powód może być dość niewinny: kilka większych rabatów, droższy transport, wzrost kosztów materiałów albo większy udział produktów, na których firma zarabia mniej.

Przy 30% marży punkt zero wynosił 600 tys. zł. Przy 25% rośnie do:

180 000 zł / 25% = 720 000 zł.

Firma musi więc zrobić dodatkowe 120 tys. zł sprzedaży miesięcznie tylko po to, żeby dojść do tego samego wyniku co wcześniej.

To jest mechanizm, który łatwo przeoczyć, gdy patrzy się głównie na obrót. Sprzedaż może rosnąć, zespół może mieć więcej pracy, faktur może być więcej, a właściciel po kilku miesiącach zaczyna się zastanawiać, dlaczego wynik stoi w miejscu.

Czasami odpowiedź nie leży w kosztach stałych. Firma po prostu zaczęła sprzedawać więcej rzeczy, na których mniej zarabia.

Jeżeli ten temat brzmi znajomo, szerzej opisuję go również tutaj: Gdzie znika marża? 5 miejsc, które zjadają zysk.

Nowy etat, leasing i inne koszty przesuwają punkt zero

Druga strona równania to koszty stałe. One też rzadko rosną jednym dużym skokiem. Zwykle dochodzą po kawałku.

Firma zatrudnia kolejną osobę za 14 tys. zł miesięcznie, bierze leasing za 6 tys., przenosi się do większego biura, które kosztuje o 8 tys. więcej, i kupuje system za kolejne 3 tys. zł miesięcznie. Każda decyzja osobno wygląda rozsądnie. Łącznie koszty stałe rosną o 31 tys. zł.

Jeśli firma pracuje na 20% marży pokrycia, nie wystarczy sprzedać dodatkowych 31 tys. zł. Żeby wygenerować 31 tys. zł marży potrzebnej do pokrycia nowych kosztów, trzeba zrobić około:

155 000 zł dodatkowej sprzedaży miesięcznie.

To jest liczba, którą chciałbym zobaczyć przed podjęciem decyzji, a nie trzy miesiące później.

Koszt nowego pracownika wynoszący 14 tys. zł może wyglądać zupełnie inaczej, kiedy przeliczymy go na sprzedaż. Przy marży 15% taki etat wymaga około 93 tys. zł dodatkowej sprzedaży miesięcznie, jeżeli ma się zwrócić wyłącznie poprzez wzrost obrotu.

Oczywiście pracownik nie zawsze musi sam tę sprzedaż wygenerować. Może zwiększyć moce produkcyjne, skrócić czas realizacji, przejąć zadania właściciela albo zastąpić droższe rozwiązanie zewnętrzne. Finansowy efekt nadal jednak musi się gdzieś pojawić. Jeżeli firma ponosi 14 tys. zł nowego kosztu każdego miesiąca, powinna wiedzieć, co ma się dzięki temu zmienić w wyniku.

Jak używać progu rentowności w decyzjach właścicielskich

Sam próg rentowności nie jest szczególnie interesującym wskaźnikiem, jeśli raz w roku zostanie policzony i wyląduje w arkuszu. Zaczyna mieć sens wtedy, gdy właściciel używa go przed decyzją.

Jeżeli firma planuje zatrudnienie, można policzyć, o ile wzrośnie punkt zero. Przy nowym leasingu robimy dokładnie to samo. Jeżeli duży klient chce rabat, nie patrzymy wyłącznie na to, ile procent oddajemy z ceny. Sprawdzamy, jak niższa marża wpłynie na sprzedaż potrzebną do pokrycia obecnych kosztów.

Podobnie jest ze wzrostem. Firma może być dwa razy większa niż trzy lata temu i wcale nie zarabiać dwa razy więcej. Po drodze pojawiły się nowe stanowiska, samochody, powierzchnia, systemy, administracja. Sprzedaż wzrosła, ale wzrósł również miesięczny koszt utrzymania całej organizacji.

Znam firmy, w których obrót jest pierwszą liczbą omawianą każdego miesiąca. Nie mam z tym problemu, pod warunkiem że zaraz obok pojawia się marża i aktualny punkt zero. Inaczej właściciel może przez pół miesiąca cieszyć się z dobrej sprzedaży, choć firma jeszcze nie zarobiła ani złotówki.

Nie liczyłbym progu rentowności codziennie. Raz w miesiącu w większości firm wystarczy, ale trzeba go przeliczyć ponownie, gdy zmieniają się koszty, ceny, marża albo skala działalności.

Wracając więc do 700 tys. zł sprzedaży z początku artykułu: nadal nie wiem, czy to dobry wynik. Najpierw chcę wiedzieć, czy punkt zero firmy leży na poziomie 500, 650 czy 800 tys. zł.

Dopiero wtedy zaczyna się rozmowa o tym, ile firma naprawdę zarobiła.

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest próg rentowności?

Próg rentowności to poziom sprzedaży, przy którym firma pokrywa wszystkie swoje koszty, ale nie osiąga jeszcze zysku. Wynik wynosi wtedy zero. W praktyce pokazuje, ile firma musi sprzedać w danym okresie, żeby przestać generować stratę.

Jak obliczyć próg rentowności firmy?

W prostym ujęciu miesięczne koszty stałe dzieli się przez procentową marżę pokrycia. Jeżeli koszty stałe wynoszą 180 tys. zł, a marża pokrycia 30%, próg rentowności wynosi 600 tys. zł sprzedaży miesięcznie.

Co wpływa na próg rentowności?

Największy wpływ mają koszty stałe oraz marża pokrycia. Wzrost kosztów stałych podnosi poziom sprzedaży potrzebny do wyjścia na zero. Taki sam efekt może wywołać spadek marży, nawet jeśli koszty stałe się nie zmieniły.

Czy większa sprzedaż zawsze poprawia wynik firmy?

Nie. Jeżeli dodatkowa sprzedaż ma niższą marżę albo wymaga zwiększenia kosztów stałych, obrót może rosnąć znacznie szybciej niż wynik. Dlatego sam wzrost sprzedaży nie wystarcza do oceny rentowności.

Czy nowy pracownik zwiększa próg rentowności?

Tak, jeżeli zwiększa miesięczne koszty stałe firmy. Przykładowo koszt pracownika wynoszący 14 tys. zł miesięcznie przy 15% marży pokrycia wymaga około 93 tys. zł dodatkowej sprzedaży miesięcznie, aby sam koszt etatu został pokryty.

Jak często liczyć próg rentowności?

W większości firm wystarczy sprawdzać go raz w miesiącu oraz po większych zmianach kosztów, cen, marży lub struktury działalności. Stary próg rentowności przestaje być użyteczny, jeśli warunki, na których został policzony, już się zmieniły.

Czytaj dalej:

• Marża i rentowność firmy
• Gdzie znika marża? 5 miejsc, które zjadają zysk
• Duży klient, mały zysk? Jak sprawdzić, czy klient naprawdę się opłaca
• Sprzedaż rośnie, a pieniędzy nie ma – 5 przyczyn i co z tym zrobić