Limit kupiecki: jak ustalić bezpieczny limit dla klienta

Klient chce kupować więcej. Świetnie.

Tylko jest jeden szczegół.

Nie chce płacić od razu. Chce 30, 60 albo 90 dni terminu.

Handlowiec widzi większą sprzedaż. Klient dostaje wygodne finansowanie. Właściciel powinien zobaczyć jeszcze jedną rzecz:

ile własnych pieniędzy właśnie pożycza temu klientowi.

Jeżeli klient kupuje od Ciebie za 200 000 zł miesięcznie i ma 60 dni terminu płatności, w dużym uproszczeniu możesz mieć u niego około 400 000 zł należności.

Jeśli zacznie płacić jeszcze dwa tygodnie po terminie, kwota rośnie dalej.

Do tego służy limit kupiecki.

Nie po to, żeby utrudniać życie sprzedaży. Chodzi o moment, w którym ktoś mówi:

„Temu klientowi jesteśmy gotowi pożyczyć maksymalnie tyle. Jeśli chce kupować więcej, podejmujemy kolejną decyzję.”

Sprzedaż z odroczonym terminem płatności jest w praktyce finansowaniem odbiorcy. Limit kupiecki określa, jak dużą ekspozycję wobec jednego klienta jesteś gotowy zaakceptować.

Co to jest limit kupiecki

Limit kupiecki to maksymalna wartość zadłużenia klienta, którą firma jest gotowa zaakceptować przy sprzedaży z odroczonym terminem płatności.

Mówiąc po ludzku:

to odpowiedź na pytanie, ile maksymalnie własnych pieniędzy pozwalasz klientowi trzymać u siebie.

Jeżeli limit wynosi 150 000 zł, a klient ma już 140 000 zł otwartych należności, kolejne zamówienie za 50 000 zł powinno uruchomić decyzję.

Możesz je zrealizować mimo przekroczenia. Możesz poprosić klienta o częściową spłatę. Możesz zażądać przedpłaty albo ponownie ocenić limit.

Najgorszy wariant to brak jakiejkolwiek decyzji.

Limit wpisany w ERP, którego nikt nie pilnuje, nie jest limitem. Jest tylko liczbą.

Po co firmie limit kupiecki

Wyobraź sobie klienta, który idzie do banku i mówi:

„Potrzebuję 500 000 zł. Znamy się już długo, więc może po prostu mi je przelejcie.”

Bank raczej tak nie działa.

Sprawdzi sytuację finansową, historię płatniczą, zadłużenie, zabezpieczenia i ryzyko. Dopiero potem ustali, ile pieniędzy jest gotowy pożyczyć.

W firmach bywa inaczej.

Klient kupuje za 100 tys. zł. Później za 150 tys. Następnie za 220 tys.

Ma 60 dni terminu.

Jedna faktura się opóźnia, ale handlowiec mówi:

„Spokojnie, to bardzo dobry klient.”

Firma realizuje kolejne zamówienie.

I kolejne.

Nikt nie zatrzymuje się na chwilę, żeby policzyć, ile pieniędzy jest już u tego klienta.

Kredyt kupiecki pomaga sprzedawać. W wielu branżach bez odroczonych terminów trudno byłoby w ogóle prowadzić biznes. Trzeba tylko pamiętać, że sprzedawca bierze na siebie koszt finansowania i ryzyko, że klient zapłaci później, niż obiecał. Albo nie zapłaci wcale.

Jak nieświadomie pożyczasz klientowi coraz więcej

Najczęściej nic spektakularnego się nie dzieje.

Klient kupował miesięcznie za 100 000 zł i miał 30 dni terminu.

Sprzedaż wzrosła do 150 000 zł. Później do 200 000 zł.

W międzyczasie klient wynegocjował 60 dni płatności.

W raporcie sprzedaży wygląda to świetnie.

Spójrz jednak na drugą stronę.

Przy sprzedaży 200 000 zł miesięcznie i około 60 dniach oczekiwania na zapłatę ekspozycja może sięgnąć mniej więcej 400 000 zł.

Klient zaczyna płacić 15 albo 20 dni później i kwota rośnie.

Nagle zapis „termin płatności: 60 dni” oznacza kilkaset tysięcy złotych pracujących po stronie klienta zamiast w Twojej firmie.

Ty w tym czasie płacisz wynagrodzenia, podatki, leasingi, paliwo, materiały i swoich dostawców.

Przy kilku takich klientach robi się z tego poważna pozycja w finansowaniu działalności.

Jak ustalić limit kupiecki dla klienta

Nie ma jednej liczby ani prostego wzoru, który będzie dobry dla każdej firmy.

Limit powinien odpowiadać konkretnej relacji z klientem.

1. Ile klient rzeczywiście kupuje

Zacznij od średniej miesięcznej sprzedaży i planowanych zamówień.

Jeżeli klient kupuje za 20 000 zł miesięcznie, limit 500 000 zł raczej nie ma uzasadnienia. Przy sprzedaży 400 000 zł limit 50 000 zł może natomiast blokować normalną współpracę.

2. Jaki ma termin płatności

Ta sama miesięczna sprzedaż przy 14 i 60 dniach płatności oznacza zupełnie inną kwotę finansowaną przez Twoją firmę.

Termin i limit powinny być ze sobą powiązane.

3. Jak klient naprawdę płaci

Termin zapisany na fakturze to jedno.

Rzeczywistość to drugie.

Klient może mieć 30 dni, ale przez ostatni rok płacić średnio po 47 dniach.

Z punktu widzenia Twojej płynności ważniejsze jest te 47 dni.

Tutaj przydaje się wiekowanie należności oraz historia faktycznych płatności.

Duży klient nie zawsze jest dobrym klientem. Dobry klient powinien również płacić w sposób przewidywalny.

4. Ile ryzyka możesz przyjąć

To pytanie do właściciela.

Jeżeli klient jutro przestanie płacić, jaka kwota zacznie być dla firmy naprawdę bolesna?

50 tys. zł?

200 tys.?

Milion?

Limit powinien być dopasowany nie tylko do klienta, ale również do możliwości Twojej firmy.

5. Jak duża jest koncentracja

Jeżeli jeden odbiorca odpowiada za 5% należności, sytuacja wygląda inaczej niż wtedy, gdy odpowiada za 40%.

Duża sprzedaż potrafi przykryć bardzo dużą koncentrację ryzyka.

Warto zadać sobie proste pytanie:

co stanie się z naszą firmą, jeśli ten jeden klient przestanie płacić przez dwa miesiące?

Przykład: klient robi 200 tys. zł obrotu miesięcznie

Załóżmy, że klient kupuje średnio za 200 000 zł miesięcznie i ma 60 dni terminu płatności.

W dużym uproszczeniu ekspozycja może dojść do około 400 000 zł.

Teraz klient zaczyna się spóźniać. Najstarsza faktura jest 20 dni po terminie, a w międzyczasie składa kolejne zamówienie za 80 000 zł.

Handlowiec mówi:

„Musimy je przyjąć. To jeden z naszych największych klientów.”

Załóżmy, że ustalony limit wynosi 400 000 zł.

Po realizacji kolejnego zamówienia ekspozycja wzrośnie w okolice 480 000 zł.

Bez zasad firma najprawdopodobniej zrobi to, co robiła wcześniej: zrealizuje zamówienie.

Przy działającym limicie pojawia się decyzja.

Możesz powiedzieć:

„Zrealizujemy kolejne zamówienie po spłacie 80 000 zł z obecnego salda.”

Możesz też wprowadzić przedpłatę na kolejne zamówienia albo świadomie zwiększyć limit, jeśli sytuacja klienta i płynność Twojej firmy na to pozwalają.

Każde z tych rozwiązań może mieć sens.

Problem zaczyna się wtedy, kiedy należności rosną razem ze sprzedażą, a nikt nie podjął decyzji, ile pieniędzy firma chce faktycznie zaangażować w tego klienta.

Co sprawdzić przed przyznaniem limitu

Nie trzeba od razu budować działu analiz kredytowych.

W małej lub średniej firmie zacząłbym od kilku prostych rzeczy: historii współpracy, aktualnych należności, rzeczywistego sposobu płacenia, miesięcznej sprzedaży, dostępnych informacji o sytuacji kontrahenta oraz własnych możliwości finansowych.

Ten ostatni element bywa pomijany.

Możesz dojść do wniosku, że klient jest wiarygodny.

Świetnie.

Tylko czy Twoja firma może sobie pozwolić na 600 tys. zł zamrożonych u niego przez dwa miesiące?

To są dwa różne pytania.

Co zrobić, gdy klient przekracza limit kupiecki

Najgorsza zasada brzmi:

„Jak przekroczy, to zobaczymy.”

Zwykle wtedy zaczynasz patrzeć dopiero po fakcie.

Lepiej z góry ustalić progi działania. Przykładowo przy 80% limitu może pojawić się sygnał ostrzegawczy. Przy 90% sprawdzasz najbliższe płatności i przyszłe zamówienia. Przy 100% kolejne zamówienie wymaga decyzji.

Jeżeli dodatkowo pojawiają się należności po terminie, limit może zostać czasowo obniżony albo zablokowany.

Nie każda firma musi używać dokładnie takich progów. Ważniejsze jest to, żeby reakcja była ustalona wcześniej.

Jeżeli klient już przestał płacić w terminie, limit kupiecki powinien działać razem z polityką windykacyjną.

Przy konkretnych zaległościach warto również przejść przez proces opisany tutaj: Klient nie płaci faktury. Co zrobić teraz i dlaczego to się powtarza?.

Limit kupiecki a sprzedaż

Tutaj często zaczyna się konflikt.

Finanse mówią:

„Limit przekroczony.”

Sprzedaż odpowiada:

„Nie możemy zablokować takiego klienta.”

Obie strony mają swoje argumenty.

Problem polega na tym, że firma próbuje rozwiązać sprawę dopiero wtedy, gdy kolejne zamówienie leży już na stole.

Handlowiec ma target. Klient chce towar. Finanse widzą ryzyko. Właściciel musi rozstrzygnąć spór.

Limit nie powinien automatycznie oznaczać:

„Nie sprzedajemy.”

Powinien oznaczać:

„Dalsza sprzedaż zwiększa nasze zaangażowanie finansowe. Podejmijmy decyzję, czy chcemy je zwiększyć.”

Możesz poprosić o częściową spłatę, skrócić termin kolejnej faktury, wprowadzić zaliczkę, podzielić płatność na etapy albo zaakceptować przekroczenie na określony czas.

Chodzi o świadomą decyzję, a nie automatyczne dokładanie kolejnych pieniędzy do klienta.

Jak monitorować wykorzystanie limitu kupieckiego

Na początek wystarczy prosty raport.

Dla każdego większego klienta warto widzieć przyznany limit, aktualne należności, kwoty po terminie, procent wykorzystania limitu, najstarszą zaległą fakturę oraz zamówienia i zlecenia, które są już realizowane, ale jeszcze nie zostały zafakturowane.

Ten ostatni element jest ważny.

Ekspozycja nie zaczyna się dopiero w dniu wystawienia faktury.

Jeżeli właśnie realizujesz dla klienta kolejne zlecenie za 150 tys. zł, firma już ponosi jego koszty. Za kilka dni ta kwota dołączy do otwartych należności.

Dlatego nie patrzyłbym wyłącznie na dzisiejsze saldo.

Patrzyłbym na:

dzisiejszą ekspozycję + sprzedaż, która za chwilę stanie się należnością.

Warto zestawić ten widok z 13-tygodniową prognozą płynności.

Klient może być jeszcze poniżej limitu, ale brak jego płatności za dwa tygodnie może już powodować konkretny problem z płynnością.

Najczęstsze błędy przy limitach kupieckich

Limit ustalony raz na zawsze

Klient pięć lat temu dostał 300 tys. zł limitu i nadal tyle ma.

W tym czasie jego zakupy wzrosły trzykrotnie, zmieniły się terminy płatności i sposób, w jaki reguluje należności.

Limit powinien być przeglądany, szczególnie kiedy zmienia się skala współpracy albo zachowanie klienta.

Limit zwiększany tylko dlatego, że klient dużo kupuje

Duża sprzedaż nie jest automatycznie argumentem za przyjęciem większego ryzyka.

Czasem jest odwrotnie.

Im większy udział jednego klienta w sprzedaży i należnościach, tym większe znaczenie ma pytanie, co się stanie, jeśli przestanie płacić.

Patrzenie wyłącznie na faktury po terminie

Klient może nie mieć ani jednej zaległej faktury i jednocześnie wykorzystywać niemal cały limit.

Przy 60 dniach płatności duża część ekspozycji będzie jeszcze formalnie w terminie.

Wiekowanie należności to za mało. Potrzebujesz również widoku całkowitego zaangażowania wobec klienta.

Pomijanie niezafakturowanej sprzedaży

To częsty błąd.

Firma patrzy na saldo należności i uznaje, że klient ma jeszcze wolny limit.

Tymczasem w produkcji, magazynie albo w transporcie są już realizowane kolejne zamówienia.

One za kilka dni staną się fakturami.

Jeśli chcesz wiedzieć, ile naprawdę finansujesz klienta, musisz je uwzględnić.

Brak decyzji po przekroczeniu limitu

Firma ma limit.

Klient go przekracza.

Nic się nie dzieje.

W takim układzie limit nie pełni żadnej funkcji. Masz po prostu kolejne pole w systemie.

Limit kupiecki to decyzja właścicielska

Limit kupiecki nie jest wyłącznie problemem księgowości. Nie powinien być też traktowany jako hamulec dla sprzedaży.

To odpowiedź na bardzo proste pytanie:

ile własnych pieniędzy jesteśmy gotowi pożyczyć jednemu klientowi?

Jeżeli sprzedajesz z odroczonym terminem płatności, już udzielasz klientom kredytu kupieckiego.

Warto wiedzieć, ile pieniędzy jest u każdego dużego odbiorcy, jak długo tam pozostają, jaka ekspozycja jest dla Ciebie akceptowalna i co zrobisz, gdy klient przekroczy ustaloną granicę.

Klient może być z Tobą od dziesięciu lat. Może robić ogromny obrót i być najważniejszym odbiorcą.

Jeśli ma u siebie 700 tys. zł Twoich pieniędzy, dobrze przynajmniej wiedzieć, że właśnie tyle mu pożyczyłeś.

Gdy jego opóźnienie zaczyna powodować przesuwanie Twoich własnych zobowiązań, problem szybko może zmienić się w zator płatniczy.

Wtedy na ustawianie limitu jest już późno.

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest limit kupiecki?

Limit kupiecki to maksymalna wartość zadłużenia klienta, którą sprzedawca jest gotowy zaakceptować przy sprzedaży z odroczonym terminem płatności. Pokazuje więc, jak dużą ekspozycję firma dopuszcza wobec danego odbiorcy.

Czym różni się limit kupiecki od kredytu kupieckiego?

Kredyt kupiecki powstaje wtedy, gdy dostarczasz klientowi towar lub usługę, ale pozwalasz mu zapłacić później. Limit kupiecki określa maksymalną wartość takiego finansowania, którą jesteś gotowy zaakceptować.

Jak ustalić limit kupiecki dla klienta?

Warto uwzględnić skalę sprzedaży, termin płatności, rzeczywistą historię płatności, obecne należności, ryzyko kontrahenta, koncentrację sprzedaży oraz możliwości finansowe własnej firmy. Limit powinien zmieniać się razem z relacją handlową.

Jak obliczyć limit kupiecki?

Nie ma jednej uniwersalnej formuły. Punktem wyjścia może być miesięczna sprzedaż i rzeczywisty czas oczekiwania na zapłatę. Tak wyliczoną ekspozycję trzeba później zestawić z ryzykiem klienta oraz tym, ile własnych pieniędzy firma może bezpiecznie zaangażować.

Czy limit powinien być taki sam dla wszystkich klientów?

Nie. Klienci różnią się skalą zakupów, terminami płatności, historią współpracy i ryzykiem. Limit powinien odpowiadać konkretnej relacji, a nie być jedną liczbą przypisaną wszystkim.

Co zrobić po przekroczeniu limitu kupieckiego?

Przekroczenie powinno uruchomić wcześniej ustaloną reakcję. Może to być częściowa spłata, przedpłata na kolejne zamówienie, skrócenie terminu płatności, czasowe wstrzymanie sprzedaży albo świadome zwiększenie limitu po ponownej ocenie sytuacji.

Jak często sprawdzać limit kupiecki?

Wykorzystanie limitu przy większych klientach warto śledzić na bieżąco. Sam limit powinien być przeglądany okresowo oraz zawsze wtedy, gdy wyraźnie zmienia się sprzedaż, sposób płacenia klienta lub jego sytuacja finansowa.

Czytaj dalej:

• Wiekowanie należności: jak odzyskać gotówkę z faktur po terminie
• Polityka windykacyjna w firmie: jak odzyskiwać pieniądze bez chaosu
• Klient nie płaci faktury. Co zrobić teraz i dlaczego to się powtarza?
• Zatory płatnicze w firmie. Co się dzieje, gdy klient nie płaci, a Ty opóźniasz płatność do dostawcy?
• 13-tygodniowa prognoza płynności: jak wdrożyć ją w 7 dni
• Płynność finansowa firmy: dlaczego zysk nie oznacza gotówki
• Klienci płacą po 60 dniach? To może kosztować więcej, niż myślisz